gemeente-amstelveen-crisisconnect

Gemeente Amstelveen

Niels Westerveld, Gemeente Amstelveen

Gemeente Amstelveen gebruikt de CrisisConnect app, samen met de andere vier Amstelland-gemeenten: Aalsmeer, Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. Niels is ​​adviseur crisisbeheersing en openbare orde en veiligheid. Hij vertelt je over hun keuzes.

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?

“Binnen de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland werken wij als 5 Amstelland-gemeenten op gebied van crisisbeheersing nauw samen. Zo hebben we een gezamenlijke piketpoule waarin van elke gemeente een vertegenwoordiger zit. De veiligheidsregio heeft de CrisisConnect app en wij als Amstelland-gemeenten ook. Deze is volledig ingericht met informatie specifiek voor onze gebruikers.

Handig aan de app: je kunt gebruikers koppelen aan bepaalde onderwerpen. Onze burgemeester en gemeentesecretaris hebben bijvoorbeeld een andere informatiebehoefte dan onze collega’s van het gemeentelijk actiecentrum. Ook maken wij onderscheid tussen regionale en lokale informatie. Iedereen heeft zo direct beschikking tot de juiste gegevens.”

 

Welke informatie hebben jullie toegevoegd?

“In de app staat alles wat wij nodig hebben. Bijvoorbeeld (lokale en regionale) draaiboeken en plannen, tools, roosters, voorbeeldbrieven, checklists en belangrijke contactgegevens. Wij hebben in Amstelveen en in de regio regelmatig grote evenementen. Een mooi voorbeeld is Koningsdag, dan zorgen wij dat de draaiboeken en programma’s per gemeente in de app te vinden zijn. Zo staat er altijd actuele informatie in de app voor de collega die piket heeft. Het kan namelijk voorkomen dat de collega van de ene gemeente, een piketmelding krijgt van een incident in een andere gemeente. Zo borgen we dat hij of zij beschikt over lokale kennis.”



In de app staat alles wat wij nodig hebben, zoals draaiboeken en plannen, tools, roosters, voorbeeldbrieven, checklists en belangrijke contactgegevens.

Wat is jullie doel voor het gebruik van de app?

“Crisismanagement aantrekkelijker en moderner maken. Door het simpel en overzichtelijk te presenteren (o.a. met behulp van visuals) creëren we meer betrokkenheid. Dat is vooral belangrijk voor de collega’s die niet dagelijks met crisisbeheersing bezig zijn.

Sinds kort maken wij ook gebruik van de module Piketroosters. Het voordeel daarvan is dat alle gebruikers – live en in één oogopslag – kunnen zien wie binnen alle piketpoules dienst heeft. Ook is onderling ruilen van piket, al is het maar voor een uur, nu heel makkelijk te regelen door de collega’s zelf. Dat scheelt ons als beheerder van de roosters een hoop tijd met wijzigingen bijhouden en hierover communiceren naar de belanghebbenden. En ook hiervoor geldt: er wordt meer betrokkenheid gecreëerd bij de collega’s voor wie crisisbeheersing geen hoofdtaak is.”

 

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?

“Op dit moment maken ongeveer 90 personen (5 gemeenten) gebruik van de app. De app is een dynamisch systeem. Afhankelijk van de ontwikkelingen in veiligheidsland, kan daar een nieuwe groep gebruikers aan worden toegevoegd. Zo wordt er bijvoorbeeld op korte termijn, vanwege ontwikkelingen rond cybergevolgbestrijding, een extra groep ICT-collega’s toegevoegd.”





Het voordeel van de module piketroosters is dat alle gebruikers – live en in één oogopslag – kunnen zien wie piketdienst heeft. Ook is onderling ruilen van piket, al is het maar voor een uur, nu heel makkelijk te regelen door de collega’s zelf.

gemeente-amstelveen-crisisconnect

Hoe zorgen jullie dat de app bekend is binnen jullie organisatie?

“Mijn collega van de gemeente Diemen en ik zijn verantwoordelijk voor de Amstelland app. Wij zorgen ervoor dat alle info en draaiboeken up-to-date zijn. Tijdens trainingen wordt de app behandeld en een toelichting gegeven. Verder zijn wij altijd in de buurt en aanspreekbaar. Als nodig lopen wij bij de mensen langs.”

 

In welke situaties vind jij de app handig?

“We gebruiken de app bij actuele zaken, zoals evenementen. We hebben de app ook bij een GRIP1-situatie gebruikt; de uitval van een stroomvoorziening. Het was handig om via de app snel de juiste contactpersonen, tools en draaiboeken bij de hand te hebben. Daarnaast is het ook handig voor praktische vragen. Een ideaal telefoonboek als iemand snel contactgegevens nodig heeft.”

 

Heb je tips voor andere beheerders?

“Neem de tijd voor het inrichten. Probeer uit, foutjes zijn makkelijk te herstellen. Zorg voor een probeerperiode met een testpanel. Zo weet je zeker dat je een app uitrolt die zoveel mogelijk aan de wensen van je collega’s voldoet. Vraag aan nieuwe gebruikers altijd of zij vreemde zaken zien, informatie missen of als er verouderde informatie in de app staat. Als laatste: zet bij het wijzigen via de beheeromgeving je tablet ernaast open. Je ziet dan direct het resultaat van je aanpassing.”

Alle referenties

Gemeente 's-Hertogenbosch over CrisisConnect

Gemeente 's-Hertogenbosch

Peggy Wagemans, Gemeente 's-Hertogenbosch

Deze gemeente gebruikt sinds mei 2017 CrisisConnect voor hun crisisbeheersing binnen bevolkingszorg. In onderstaande video vertelt Peggy Wagemans – Project medewerker OOV – hoe en waarom zij de app gebruiken.

Alle referenties

Gemeente Schiedam over CrisisConnect

Gemeente Schiedam

Kees Henkelman, Gemeente Schiedam

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
“De gemeente Schiedam heeft de app volledig als telefoonboek, informatiebron en naslagwerk voor onze crisisorganisatie ingericht. Iedere taakorganisatie heeft zijn eigen onderdeel en alle contactpersonen zijn via de app bereikbaar. Ook maken wij gebruik van de mogelijkheid om voor bepaalde gebruikers een eigen onderdeel in te vullen waar anderen niet in kunnen kijken. Zo hebben wij – naast de voor iedereen beschikbare informatie – aparte onderdelen voor onze bestuurders, onze officieren van dienst, de algemeen commandanten en de beheerders.”

Gebruiken jullie de app ook voor BHV?
“Wij gebruiken de app alleen voor de crisisorganisatie.”

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
“De gemeente Schiedam heeft ongeveer 80 gebruikers van de app. Dit zijn bij ons alle teamleiders, hoofden taakorganisaties, verslagleggers, informatiemanagers, voorzitters, strategisch adviseurs, officieren van dienst en algemeen commandanten.”

Hoe zorgen jullie dat de app bekend is binnen jullie organisatie?
“Wij hebben een jaarlijks programma voor opleiden, trainen en oefenen waaraan al onze medewerkers van de crisisorganisatie deelnemen. Iedereen heeft dus jaarlijks minimaal één opleidingsmoment. Tijdens al deze bijeenkomsten wordt het gebruik van de app onder de aandacht gebracht. Daarnaast zijn alle hoofden van de taakorganisaties verantwoordelijk voor de inhoud van hun onderdeel van de informatievoorziening. Iedere taakorganisatie heeft zijn eigen onderdeel, net als de informatiemanagers, de verslagleggers, de voorzitters van het team Bevolkingszorg en de officieren van dienst.”

In welke situaties vind jij de app handig?
“Het gebruik van de app wordt door bijna alle gebruikers gewaardeerd en zeker gebruikt als naslagwerk. Dat alle contacten vanuit de app rechtstreeks gebeld of gemaild kunnen worden zonder dat deze personen in de eigen contactlijst gezet moeten worden. Bij calamiteiten wordt zeer snel teruggegrepen op de app.”

Heb je tips voor andere beheerders?
“Het actueel houden van alle content is een “dievenklus”. Leg de verantwoordelijkheid van inhoud daar neer waar die thuishoort, maar zorg wel voor een regelmatige afstemming met de gebruikers.”

Alle referenties

Gemeente Maassluis over de CrisisConnect app

Gemeente Maassluis

René van der Linden, Gemeente Maassluis

“Deze app is een geweldige uitkomst voor mensen met een aansturende rol binnen een crisisorganisatie. Ook voor een burgemeester of zijn loco-burgemeester is dit een app waar alle belangrijke informatie op één plaats is opgeslagen. Omdat het beheer centraal wordt uitgevoerd hoeft men zich niet meer druk te maken of bijvoorbeeld alle contactgegevens nog wel kloppen. Centraal beheerd zijn deze dan overal bijgewerkt!

De gebruikers zijn er erg enthousiast over. Ze hoeven niet meer zelf mappen aan te leggen en instructies te kopiëren, het is allemaal snel en eenvoudig op te roepen als het nodig is.

Uiteraard blijft er altijd wat te wensen over. Deze wensen worden dan in samenwerking met de ontwikkelaars besproken en in een volgende versie weer meegenomen.

Omdat dit een app is waar in de praktijk mee wordt gewerkt, wordt deze steeds aangevuld en geoptimaliseerd met als belangrijkste doel het ondersteunen met actuele informatie van de mensen met een rol in de crisisbeheersing.

Wij hebben hem nu beschikbaar gesteld aan alle sleutelfunctionarissen binnen onze crisisorganisatie.”

Alle referenties

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden gebruikt CrisisConnect

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Elles van Delden, Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

“Bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden gebruiken we sinds november 2016 de CrisisConnect app voor de crisisorganisatie. Doordat de app overzichtelijk, laagdrempelig en gemakkelijk in gebruik is, zijn we er binnen onze organisatie erg enthousiast over.

In de app hebben we onder andere onze calamiteitenbestrijdingsplannen, het wachtdienstrooster en actuele contactgegevens staan. Een groot voordeel van de app is dat wij in eigen beheer informatie kunnen plaatsen. Zeker tijdens een calamiteit is het van belang dat iedereen in de crisisorganisatie over de laatste stand van zaken beschikt.

Ook is de support vanuit CrisisConnect goed geregeld en wordt deze steeds verder geprofessionaliseerd. CrisisConnect staat open voor specifieke wensen en ontwikkelpunten.”

Alle referenties

Veiligheidsregio Brabant-Noord over CrisisConnect

Veiligheidsregio Brabant-Noord

Rene van den Heuvel, Veiligheidsregio Brabant-Noord

Over Veiligheidsregio Brabant-Noord
Binnen de Veiligheidsregio werken brandweer, GHOR (geneeskundige hulp), politie, meldkamer en gemeenten samen. De veiligheidsregio is de verbindende factor als er meerdere organisaties in touw komen bij een incident. De Veiligheidsregio Brabant-Noord is gevestigd in Den Bosch.

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
“We hebben binnen de veiligheidsregio veel verschillende functies. Op basis hiervan hebben we de app ingericht. Alle informatie die voor een functie van belang is, staat bij elkaar in het gelijknamige dossier in de app. Gebruikers kunnen hierdoor zo snel mogelijk bij de juiste informatie.

Natuurlijk hebben we alle belangrijke contactgegevens in de app gezet. Daarnaast vind je er qua documenten rampenbestrijdingsplannen, coördinatieplannen, handleidingen, instructiekaarten, GRIP-standaarden en procedures. Ook is het handig dat we er al onze piket-roosters kunnen terugvinden.”

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
“Binnen onze organisatie hebben 315 personen toegang tot de app. De gebruikers bestaan uit alle functies die bij een incident betrokken kunnen zijn, van calamiteitencoördinator tot burgemeester en van centralist tot algemeen commandant. Iedereen die toegang heeft tot LCMS (een landelijk informatiesysteem), krijgt ook een account voor CrisisConnect. Dit is voor ons een logische combinatie.

We blijven teamleden ontdekken waarvoor de app geschikt is. Recent heb ik ook de evenementenkalender van Noord-Brabant toegevoegd en de medewerkers die hierbij betrokken zijn. Het gaat dan om evenementen met een gemiddeld of groot risico, zoals hele grote evenementen en festivals.”

In welke situaties vind je de app handig?
“We gebruiken de app in veel situaties. Bij incidenten en oefeningen. Maar ook om onze roosters te bekijken en snel iets op te zoeken.”

Hoe zorg je dat de app bekend is binnen jullie organisatie?
“In mijn ervaring is alleen een mail sturen niet genoeg. Wij verwijzen teamleden structureel naar de app. Dit doen we tijdens elke oefening en calamiteit, zodat het echt tussen de oren zit.”

Alle referenties

Omgevingsdienst Brabant-Noord gebruikt CrisisConnect

Omgevingsdienst Brabant-Noord

Geert-Jan Verstegen, Omgevingsdienst Brabant-Noord

Over Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN)
De ODBN richt zich op het milieu in Brabant en het bieden van een schone en veilige leefomgeving. Voor 16 gemeentes en de provincie Noord-Brabant voeren zij taken uit op het gebied van vergunningverlening toezicht en handhaving en adviseren ze over milieuvraagstukken. Denk hierbij ook aan geluidsmetingen en bodemonderzoek.

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
De informatie die we in de app hebben geplaatst, is gekoppeld aan twee gebruikersgroepen. We hebben een groep ‘Omgevingszorg’ en een groep ‘Samen Sterk in Brabant’, deze bestaat uit BOA’s. Een deel van onze informatie is algemeen, zoals piketroosters en belangrijke contactpersonen. Daarnaast hebben we informatie die per gebruikersgroep zichtbaar is: procedures, protocollen en kaarten voor gebiedsindeling. De info wijzigt regelmatig zodat er telkens up-to-date informatie in de app te vinden is.

In welke situaties vind jij de app handig?
Bij elke calamiteit gebruiken we de app. Wat in onze regio regelmatig voorkomt is het dumpen van drugsafval. We kunnen dan via de app direct de juiste bedrijven benaderen. Andere calamiteiten voor ons zijn branden waarbij asbest is vrijgekomen, lekkage van gevaarlijke stoffen en geluids- of stankoverlast. Het is heel handig dat we dan alle informatie en contacten bij de hand hebben en met name de uniformiteit. Iedereen ziet dezelfde gegevens.

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
Bij ons werken 30 personen met de app. Dit zijn BOA’s, adviseurs, toezichthouders, teamleiders en extra personen die we in kunnen zetten tijdens een opschaling.

Heb je tips voor andere beheerders?
Stel voordat je de app inricht een programma van eisen op en betrek gebruikers hierbij. Zo kom je tot een goede structuur. Het optimaliseren van de app is een doorlopend iets. Ik vraag de gebruikers regelmatig feedback: staat alles er in en kun je het makkelijk vinden?

Alle referenties

CHDR over CrisisConnect

CHDR

Margreet ten Kate, CHDR

Over CHDR
Het CHDR verricht hoogwaardig geneesmiddelenonderzoek met nieuwe en bestaande geneesmiddelen bij patiënten en gezonde vrijwilligers. Het CHDR is gevestigd in Leiden en werkt nauw samen met de Universiteit Leiden en de klinische afdelingen van het LUMC.

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
“De app is ingericht met bestanden die wij gebruiken als een crisis zich voordoet en ons crisisteam (de gebruikers van de app) bij elkaar geroepen moet worden. Dit zijn onder andere checklists en flowcharts die we gebruiken bij calamiteiten, zoals een stroomstoring, brand, crisis of uitval van de vriezers in het laboratorium. Daarnaast staan er bellijsten in met belangrijke suppliers.”

Gebruiken jullie de app ook voor BHV?
“De leden van ons BHV-team zijn als groep toegevoegd aan de app, inclusief hun contactgegevens. Zij zijn geen gebruikers en hebben dus zelf geen toegang tot de app. Het lid van het crisisteam dat de BHV’ers aanstuurt heeft de app wel, zodat hij direct de BHV-leden kan aansturen.”

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
“Er zijn 16 personen met toegang tot de app. Dit zijn de leden van ons crisisteam, de Raad van Bestuur, directeuren en verschillende teamleiders.”

Hoe zorgen jullie dat de app bekend is binnen jullie organisatie?
“Wij hebben een tutorial geschreven voor onze gebruikers. We merkten dat er behoefte was aan een uitleg voor het eerste gebruik. Vervolgens hebben zij de app gedownload en in gebruik genomen.”

In welke situaties vind jij de app handig?
“Het is handig om bij calamiteiten via de app groepsberichten te kunnen sturen en mensen direct te bellen. Daarnaast is het prettig dat alle documentatie te vinden is in de app, ook al ben je niet op het werk.”

Heb je tips voor andere beheerders?
“Bouw eens per maand een moment in om te checken of er nog contactpersonen toegevoegd of verwijderd moeten worden. Controleer ook of de updates van documenten er juist in staan. Test de app eerst voordat je hem uitrolt en tot slot: maak een korte tutorial voor gebruikers. Zij vinden het lastig om de app de eerste keer te gaan gebruiken zonder toelichting.”https://chdr.nl/

https://chdr.nl/

Alle referenties

Koninklijke Vezet over CrisisConnect

Koninklijke Vezet

Han Monster, Koninklijke Vezet

Over Koninklijke Vezet:
Vezet verwerkt dagelijks gigantische hoeveelheden groenten en fruit. Zij leveren gesneden groentes en fruit (de bekende zakjes en bakjes) en verse maaltijden aan supermarkten in Nederland.

Waarom hebben jullie voor de app gekozen?
“De voornaamste reden is om eenduidig te kunnen communiceren rondom een incident. Voorheen deden we dit per telefoon, waardoor er uiteindelijk verschillende verhalen ontstonden over wat er aan de hand was. Nu versturen we via de app een groepsbericht en is iedereen snel op de hoogte van de juiste informatie. We zijn een groot bedrijf en hebben binnen de app dan ook veel verschillende groepen gedefinieerd. Het voordeel is dat we zo heel gericht de juiste groepen kunnen selecteren en informeren.”

Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
“Alle documenten die wij hebben rondom Business Continuity Management (BCM) zijn toegevoegd in de app, zodat deze op afstand te raadplegen zijn. De inhoud bestaat onder andere uit procedures en checklists (bijvoorbeeld bij de uitval van een productlijn) en een matrix waarin de beschikbaarheid van medewerkers te zien is. Er is ook een los onderdeel voor voedselveiligheid. Hier hebben we een crisisteam voor, bijvoorbeeld voor een terugroepactie. Ook zij vinden voor hen belangrijke informatie terug in de app.”

Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
“Zo’n 60 medewerkers hebben de app. Deze gebruikers bestaan uit alle crisisteams en leidinggevenden.”

Hoe zorgen jullie dat de app bekend is binnen jullie organisatie?
“Dit doen we door de app regelmatig te testen. Zo voeren we twee keer per jaar een test uit waarbij we responstijden registreren. We sturen dan verschillende groepen een bericht vanuit de app en meten de snelheid waarmee personen hierop reageren. Deze rapportage gaat naar het managementteam. Teams die minder presteren worden hierop gewezen. Dat is streng, maar omdat we met verse producten werken is het heel belangrijk dat wij snel een team bij elkaar hebben. Een snelle respons is dan noodzakelijk.”

In welke situaties vind jij de app handig?
“Omdat onze organisatie 24/7 draait en bestaat uit zo’n 850 vaste medewerkers en extra uitzendkrachten, is het een uitdaging iedereen te bereiken als er wat gebeurt. En om versheid te garanderen moeten we bij een incident snel ingrijpen. Bij audits voor onze ISO certificering wordt daar dan ook op gestuurd. Hoe gaan wij als organisatie een crisis leiden? De app helpt ons om betrokkenen snel te bereiken en een incident op een strakke manier aan te sturen. Incidenten kunnen bij ons verschillende oorzaken hebben. We werken veel met water dus bijvoorbeeld wateroverlast. Afgelopen weekend hadden we een switch die niet werkte, waardoor productielijnen niet met elkaar communiceerden.”

Heb je tips voor andere beheerders?
“Mogelijk handig voor andere beheerders: ik heb binnen de app een onderdeel ‘Nieuws van CrisisConnect’ toegevoegd. Hierin plaats ik berichtgeving die ik als beheerder vanuit CrisisConnect ontvang en interessant is voor mensen die de app gebruiken. Bijvoorbeeld rondom de laatste update. Zo houd ik de informatie bij elkaar en kan iedereen erbij.”

https://vezet.nl/

Alle referenties

Amarant Groep gebruikt CrisisConnect

Amarant Groep

John Voets, Amarant Groep

Wat zijn jullie ervaringen met de CrisisConnect app?
We werken nu een jaar met CrisisConnect en onze ervaringen zijn zeer positief. We hebben de app gebruikt tijdens een crisis, potentiële crisis en oefeningen. CrisisConnect ondersteunt het proces van crisismanagement en –communicatie goed. Met name voor het inzien van procesafspraken, logistieke gegevens en formats én het reguleren van informatiestromen tijdens de crisis. Ons crisisteam is door de app constant op de hoogte van de stand van zaken en de gemaakte afspraken qua interventie, onderzoek en communicatie. Bovendien kan de voortgang en het resultaat van de acties via de app worden gemonitord.

Hoe gebruiken jullie de app?
Wij gebruiken de app in het geval van (potentiële) crises op strategisch niveau op alle mogelijke sturingsdomeinen: kwaliteit van zorg, fysieke rampen (GRIP), financiën, P&O, ICT en huisvesting. Mogelijk gaan we CrisisConnect in een later stadium ook inzetten op tactisch en operationeel niveau van de organisatie.”

Alle referenties