Niels Westerveld, Gemeente Amstelveen
Gemeente Amstelveen gebruikt de CrisisConnect app, samen met de andere vier Amstelland-gemeenten: Aalsmeer, Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. Niels is adviseur crisisbeheersing en openbare orde en veiligheid. Hij vertelt je over hun keuzes.
Hoe is de app voor jullie organisatie ingericht?
“Binnen de veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland werken wij als 5 Amstelland-gemeenten op gebied van crisisbeheersing nauw samen. Zo hebben we een gezamenlijke piketpoule waarin van elke gemeente een vertegenwoordiger zit. De veiligheidsregio heeft de CrisisConnect app en wij als Amstelland-gemeenten ook. Deze is volledig ingericht met informatie specifiek voor onze gebruikers.
Handig aan de app: je kunt gebruikers koppelen aan bepaalde onderwerpen. Onze burgemeester en gemeentesecretaris hebben bijvoorbeeld een andere informatiebehoefte dan onze collega’s van het gemeentelijk actiecentrum. Ook maken wij onderscheid tussen regionale en lokale informatie. Iedereen heeft zo direct beschikking tot de juiste gegevens.”
Welke informatie hebben jullie toegevoegd?
“In de app staat alles wat wij nodig hebben. Bijvoorbeeld (lokale en regionale) draaiboeken en plannen, tools, roosters, voorbeeldbrieven, checklists en belangrijke contactgegevens. Wij hebben in Amstelveen en in de regio regelmatig grote evenementen. Een mooi voorbeeld is Koningsdag, dan zorgen wij dat de draaiboeken en programma’s per gemeente in de app te vinden zijn. Zo staat er altijd actuele informatie in de app voor de collega die piket heeft. Het kan namelijk voorkomen dat de collega van de ene gemeente, een piketmelding krijgt van een incident in een andere gemeente. Zo borgen we dat hij of zij beschikt over lokale kennis.”
–
–
–In de app staat alles wat wij nodig hebben, zoals draaiboeken en plannen, tools, roosters, voorbeeldbrieven, checklists en belangrijke contactgegevens.
Wat is jullie doel voor het gebruik van de app?
“Crisismanagement aantrekkelijker en moderner maken. Door het simpel en overzichtelijk te presenteren (o.a. met behulp van visuals) creëren we meer betrokkenheid. Dat is vooral belangrijk voor de collega’s die niet dagelijks met crisisbeheersing bezig zijn.
Sinds kort maken wij ook gebruik van de module Piketroosters. Het voordeel daarvan is dat alle gebruikers – live en in één oogopslag – kunnen zien wie binnen alle piketpoules dienst heeft. Ook is onderling ruilen van piket, al is het maar voor een uur, nu heel makkelijk te regelen door de collega’s zelf. Dat scheelt ons als beheerder van de roosters een hoop tijd met wijzigingen bijhouden en hierover communiceren naar de belanghebbenden. En ook hiervoor geldt: er wordt meer betrokkenheid gecreëerd bij de collega’s voor wie crisisbeheersing geen hoofdtaak is.”
Met hoeveel personen maken jullie gebruik van de app?
“Op dit moment maken ongeveer 90 personen (5 gemeenten) gebruik van de app. De app is een dynamisch systeem. Afhankelijk van de ontwikkelingen in veiligheidsland, kan daar een nieuwe groep gebruikers aan worden toegevoegd. Zo wordt er bijvoorbeeld op korte termijn, vanwege ontwikkelingen rond cybergevolgbestrijding, een extra groep ICT-collega’s toegevoegd.”
–
–
–
–
Het voordeel van de module piketroosters is dat alle gebruikers – live en in één oogopslag – kunnen zien wie piketdienst heeft. Ook is onderling ruilen van piket, al is het maar voor een uur, nu heel makkelijk te regelen door de collega’s zelf.
Hoe zorgen jullie dat de app bekend is binnen jullie organisatie?
“Mijn collega van de gemeente Diemen en ik zijn verantwoordelijk voor de Amstelland app. Wij zorgen ervoor dat alle info en draaiboeken up-to-date zijn. Tijdens trainingen wordt de app behandeld en een toelichting gegeven. Verder zijn wij altijd in de buurt en aanspreekbaar. Als nodig lopen wij bij de mensen langs.”
In welke situaties vind jij de app handig?
“We gebruiken de app bij actuele zaken, zoals evenementen. We hebben de app ook bij een GRIP1-situatie gebruikt; de uitval van een stroomvoorziening. Het was handig om via de app snel de juiste contactpersonen, tools en draaiboeken bij de hand te hebben. Daarnaast is het ook handig voor praktische vragen. Een ideaal telefoonboek als iemand snel contactgegevens nodig heeft.”
Heb je tips voor andere beheerders?
“Neem de tijd voor het inrichten. Probeer uit, foutjes zijn makkelijk te herstellen. Zorg voor een probeerperiode met een testpanel. Zo weet je zeker dat je een app uitrolt die zoveel mogelijk aan de wensen van je collega’s voldoet. Vraag aan nieuwe gebruikers altijd of zij vreemde zaken zien, informatie missen of als er verouderde informatie in de app staat. Als laatste: zet bij het wijzigen via de beheeromgeving je tablet ernaast open. Je ziet dan direct het resultaat van je aanpassing.”