Is er plaats voor mobiele apps binnen jouw crisisorganisatie?
Een crisis is een stressvolle situatie en kan daarmee enorm veel impact hebben op een organisatie. Om deze situatie zo goed mogelijk te kunnen managen is het crisismanagementplan één van de belangrijkste sleutels. Maar, hoe zit dit bijvoorbeeld bij jouw eigen organisatie? Heeft jouw team binnen 2 minuten de meest actuele planvorming onder ogen? En past deze planvorming bij de manier waarop jouw organisatie dagelijks functioneert?
Steeds meer crisisfunctionarissen zoeken naar een modern crisiscommunicatie hulpmiddel dat kan bijdragen aan het, zo snel en soepel mogelijk, door laten draaien van een organisatie. Tijdens en na een incident.
Voordat je een dergelijk hulpmiddel in jouw organisatie gaat integreren, hebben we een aantal overwegingen op een rijtje gezet.
1. Hoe is jouw planvorming op dit moment benaderbaar?
Staat jouw crisis planvorming toevallig geprint op A4-tjes of is kun je het benaderen via het intranet van jouw organisatie? Het zal je verbazen hoeveel organisaties dit doen, terwijl deze methoden veel beperkingen kennen én een negatieve invloed hebben op jouw responstijd tijdens een crisis of incident. Want, hoe heb je jouw meest belangrijke informatie snel bij de hand wanneer je niet op locatie bent? En wat als de planvorming op het intranet staat maar door een netwerkstoring niet bereikbaar is?
Het is duidelijk dat het grote voordeel van planvorming op jouw smartphone is, dat je op ieder moment van de dag en vanaf elke willekeurige locatie kunt handelen. Zo zorgen mobiele apps ervoor dat je snel en eenvoudig over alle relevante informatie beschikt tijdens een crisis of incident. Precies wat je wilt tijdens een stressvolle situatie.
Het grote voordeel van planvorming op je smartphone: je kunt op ieder moment van de dag en vanaf elke willekeurige locatie handelen.
2. Werkt jouw organisatie al ‘hybride’?
Steeds meer organisaties gaan over naar een hybride manier van werken. Dit betekent dat werknemers deels thuis en deels op locatie werken. Binnen jouw crisisorganisatie zullen er ook ongetwijfeld functionarissen zijn die op afstand werken, waardoor planvorming niet altijd binnen handbereik is. In dat geval is het een no-brainer om jouw planvorming, taakkaarten of belangrijke contacten mobiel beschikbaar te hebben. Zodat zij op elk moment van de dag toegang hebben tot de voor hen relevante documentatie.
Tegenwoordig zijn mobiele apps enorm gebruiksvriendelijk voor zowel gebruikers en beheerders.
3. Smartphone gebruik onder jouw collega’s
De ervaring leert dat tijdens incidenten volop gecommuniceerd wordt via smartphones. Doe daar dan als organisatie ook je voordeel mee en zorg ervoor dat jouw relevante informatie zoals planvorming, piketroosters, contacten en taakkaarten benaderbaar zijn gedurende willekeurige crisisscenario’s.
4. Hoe houd jij je planvorming momenteel actueel?
Het idee dat je jouw papieren planvorming frequent moet nalopen op actualiteit kan ontmoedigend zijn. De praktijk leert dat dit een tijdrovend proces is, waar je naar alle waarschijnlijkheid ook nog collega’s bij moet betrekken. Kies in dit geval voor een hulpmiddel dat het je hierin makkelijk kan maken. Tegenwoordig zijn mobiele apps enorm gebruiksvriendelijk voor zowel gebruikers als beheerders. Zo kunnen beheerders van een mobiele app belangrijke aanpassingen snel doorvoeren, waarmee de planvorming altijd up-to-date blijft voor de gebruiker.
Jouw vakgebied is een specialisme en vraagt dus om een oplossing die specifiek voor jouw domein is ontwikkeld.
5. Privacy en ontwikkeling
Wanneer crisisorganisaties overstappen op de digitalisering van planvorming, dan kiezen ze vaak voor softwareoplossingen van grote techreuzen. Hierbij is vaak het gemak (alles-in-één-oplossing) en status (merk van aanbieder) van doorslag voor deze organisatie. Toch is het verstandig om verder te denken dan dit. Hoe zit het bijvoorbeeld met de privacy bij veelgebruikte communicatiemiddelen zoals Whatsapp? En is die one-stop-shop (neem bijvoorbeeld MS Teams) niet te algemeen voor jouw organisatie, aangezien de functionaliteiten voor een veel bredere markt zijn ontwikkeld dan crisismanagement?
Jouw vakgebied is een specialisme en vraagt dus om een oplossing die specifiek voor jouw domein is ontwikkeld. Algemene oplossingen voorzien vaak niet in de specifieke functies waar jouw organisatie naar op zoek is. Kies daarom altijd voor een oplossing die aansluit op de wensen en behoeften van jouw organisatie. Zeker wanneer business continuïteit op het spel staat.