Je overweegt een app te gaan gebruiken ter ondersteuning van crisismanagement. Omdat dit een nieuw gebied is, kun je met veel vragen zitten. Waar moet de crisis app aan voldoen? Welke oplossing past bij jullie crisisplan en organisatie? Kortom, waar begin je. Lees hieronder 15 vragen die je kunt stellen aan de aanbieder van de crisis app. Of gebruik deze vragen als hulpmiddel om je eigen wensen in kaart te brengen.
Functionaliteiten
1. Wat zijn de functionaliteiten?
En voldoen de functionaliteiten van de crisis app ook aan jouw wensen? Denk hierbij aan acties, contactpersonen, afgeschermde informatie per gebruiker, communicatie en besluitvorming. Kunnen er ook documenten of video’s toegevoegd worden?
2. Kan de app flexibel ingericht worden?
Iedere organisatie is anders, ieder draaiboek is anders. Je kunt als organisatie specifieke wensen hebben. Kan de app hierin voorzien?
3. Voor hoeveel gebruikers is de app geschikt?
Hoeveel personen gaan er binnen jouw organisatie gebruikmaken van de app? Let er hierbij op of het platform waarop de crisis app is gebouwd, kan meeschalen met het aantal gebruikers. Zodat de app bij intensief gebruik, doet wat hij moet doen.
4. Is de app ook offline beschikbaar?
Stel, je wilt de app openen maar je hebt op dat moment geen internet of wifi. Dan hoort deze gewoon beschikbaar zijn. Let er dus op of je de app ook offline kunt benaderen.
5. Wordt er structureel aan de app gewerkt?
De ontwikkelingen op digitaal gebied gaan razendsnel. Een app is dan ook geen statisch platform. Sluit de crisis app aan bij de ontwikkelingen?
6. Heeft de aanbieder het beheer in eigen hand?
Stel, je wilt toch een extra functionaliteit in de app of Android heeft een update gedaan waardoor de app minder snel laadt. Het is fijn als de aanbieder het beheer van de app in eigen hand heeft. Voordeel: korte lijnen, kortere aanpastijd.
Ondersteuning en gemak
7. Is de app makkelijk in gebruik?
Een app die niet eenvoudig werkt, wordt in de praktijk niet gebruikt. Efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid zijn belangrijk. Spreekt de navigatie voor zich? Hoe komt de app op je device: via de store of met een speciale implementatie?
8. Is de app op alle devices beschikbaar?
De leden van je crisisteam hebben smartphones en tablets, maar deze werken vaak niet allemaal op hetzelfde besturingssysteem. De meest voorkomende varianten zijn iOS, Android en Windows.
9. Hoe is de beveiliging geregeld?
De app kan gevoelige informatie bevatten. Je wilt dat deze veilig is. Hoe heeft de aanbieder de beveiliging geregeld? Welke certificaten zijn er beschikbaar?
10. Hoe zit het met service en hulp?
Als de app eenmaal in gebruik is, zullen er hoe dan ook vragen ontstaan bij de gebruikers. Of iemand meldt een bug. Heeft de aanbieder hiervoor een helpdesk, zodat dit opgelost kan worden?
Implementeren
11. Wat is de implementatietijd?
Een crisis app: ja, ik wil! Als de keuze is gemaakt wil je niet lang moeten wachten voordat je de app kunt gebruiken. Check hoeveel tijd er overheen gaat om de app in te richten. Ook belangrijk, hoe gaat de implementatie in zijn werk?
12. Hoe gaat het inrichten van de app?
Helaas, helaas… Een app is een systeem en systemen moeten ingericht worden. Maar, er zijn gradaties. Kun je de app zelf inrichten? Dit bespaart kosten, maar kost wel tijd.
Als de aanbieder het inrichten voor je uitvoert bespaart dit tijd, maar het kost geld. Uitbesteden betekent niet dat je er geen omkijken meer naar hebt. Het is jullie app, dus blijf erbij betrokken. Wat moet je bijvoorbeeld aanleveren en in welke vorm? Kun je hieraan voldoen?
13. Up-to-date houden van de informatie: zelf of uitbesteden?
Zodra iets is getypt, is het verouderd. Hetzelfde geldt voor informatie uit draaiboeken en taakkaarten. Up-to-date houden is dus altijd een aandachtspunt. Het handige van een app is dat je deze direct kunt gebruiken bij een oefening of training. Hier zullen altijd verbeterpunten uit voort komen. Of er staat bijvoorbeeld een telefoonnummer verkeerd. Wil je deze punten direct zelf door kunnen voeren? Of wil je dit via de aanbieder organiseren?
14. Kan de aanbieder je helpen met je planvorming?
Heb je alle risico’s in beeld en is je draaiboek up-to-date? Niets aan de hand. Het kan echter zijn dat je jouw planvorming wilt laten herzien voordat de app hierop aangepast wordt. 1-0 als de aanbieder deze kennis in huis heeft.
15. Is de aanbieder transparant over de kosten?
Wat gaat het kosten om de app naar jouw wensen draaiende te hebben. Is het een vast totaalbedrag, maandelijks bedrag, zijn er extra kosten? Uiteindelijk wil je gewoon weten waar je aan toe bent.
Buiten bovenstaande is het natuurlijk het meest belangrijk dat je een goed gevoel hebt bij een aanbieder. Succes met de oriëntatie voor een crisis app!